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学生档案管理办法(2017.11.21修改稿)
2018-03-02   审核人:

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学生档案管理暂行办法

第一章

第一条 为加强和规范美高梅4858mgm学生档案管理依据《中华人民共和国档案法》及有关学生管理工作的政策规定结合美高梅4858mgm实际情况,制定本办法。

第二条 学生档案是学生在校期间学习、生活、成长的真实记录,为学生毕业后的就业单位或更高层次的学历培养部门提供可靠的依据。学校本着对学生负责、对历史负责的原则,坚持真实性和完整性相统一的方针,对学生档案进行严格管理。

第三条 学生处为学生档案管理的职能部门,负责学院全日制学生档案管理工作的组织、协调、指导及毕业生档案的审核。各学管系部是学生档案的责任部门,负责学生档案材料的形成、积累、整理、归档等工作切实维护档案材料完整、真实。

第二章 学生档案材料的归档制度

归档范围

(一)入校材料:学生中学阶段形成的材料,包括高中毕业生登记表(学籍表)、学习成绩登记表、体质测试表,普通高校招生考生体格检查表、普通高校招生考生报名登记表(正式表)、普通高校招生考生志愿表(本科批,高职高专批,专升本批)等。

(二)入后形成的材料:新生基本信息核查表、在校生学籍表、奖励材料、处分材料、学籍变动材料(休学、复学、退学、转专业、

转学、死亡)。

(三)毕业材料:《66159美高梅官方网站新生基本信息核查表》、《66159美高梅官方网站在校生学籍表》、成绩表、《66159美高梅官方网站毕业生登记表》、实习鉴定表毕业生就业报到证、专升本学生还有相关专升本的材料、社会实践材料、大型安保材料等等。

(四)可供组织参考的其它材料。

归档要求及手续

(一)学生档案管理部门要按照归档范围及要求,将应归档的材料,收集齐全、完整、真实;

(二)凡需归档的材料,必须用碳素墨水、蓝黑墨水黑色签字笔写,严禁使用纯蓝钢笔、圆珠笔填写或复写,以利于档案的保存

与使用;

(三)新生档案材料在新生入学个月之内由各学管系部队长负责收齐后按一定程序转交给该学管系部档案管理人员,由档案管理人员核查后列出“学生入校时档案材料清单”,并严格交接手续;

(四)学生处教务等相关部门应将学生相应的奖励、处分、学籍变动(休学、复学、退学、转专业、转学、死亡)等有关材料

成绩单及时转交各学管系部档案管理人员,存入学生个人档案;

(五)归档材料应是原件,特殊情况存入复印件的,应在复印件上注明原件保管单位,并加盖公章。

(六)所有归档材料应当是手续办理完毕的最终文件材料。凡材料规定由组织审查盖章的,必须加盖公章,个人文字材料必须有本人签字。学生在署名时,必须署本人户口法定姓名相符,不得用同音字或不规范字代替。

(七)归档材料应当及时装入学生个人档案,以防丢失。

第三章 学生档案的保管、借阅

学管系部必须指定专人负责管理学生档案,对接收的学生档案和相关材料要及时进行整理、归档,要严格执行安全和保密制度,不得随意堆放,严防档案的毁损、失散和泄密,做好档案的防火、防盗、防鼠虫、防尘、防光、

防潮工作。

学生档案的查阅制度及纪律:

(一)学生本人不得查阅个人档案,档案管理人员也不得向学生

本人泄漏档案内容;

(二)凡需查阅学生档案内容的,必须履行批准和登记手续。由查阅单位负责人和学生档案所在学管系部主要负责人签批同意后,在学生档案管理人员在场情况下方可查阅;

(三)查阅人员不得涂改、拆散、抽取、撤换、图划、污损和泄

露学生档案材料,也不得翻阅无关查阅目的的学生其他材料;

(四)学生档案原则上不外借,如遇特殊情况,需借阅单位开具外借函,说明外借理由,注明归还时间,并由主管领导批准同意

方可借阅。用毕后应及时归还,借阅时间最长不得超过7天。

未经批准,查阅人不得擅自复制、摘抄学生档案材料。因工作需要必须从档案中取证复制、摘抄的,须经主管院领导批准。

条对于违反借、查阅制度人员,视其情节轻重,上报主管单位或分管领导予以批评教育,给予纪律处分,直到追究法律责任。

第四章学生档案的转递

第十条新生高考纸质档案由新生入学前凭录取通知书到当地招生部门或中学领取,入学时交至各学管系部。

学生在校期间的归档材料由各学管系部统一装入学生档案,并附“学生入校后归档材料清单”。

第十条毕业生离校前和学生退学,各学管系部须整理好毕业生和退学学生档案,统一交至学生处,经学生处、学管系部共同按照系部提供的“学生入校时档案材料清单”及“学生入校后归档材料清单”审核完毕后,进行装档、密封、盖章及转递。

第十二条 学生档案转给相关单位时,应当密封、加盖“学生处档案管理专用章”后,通过机要或遵照有关规定传递,必要时派专人送达。

毕业生档案原则上不得由学生本人自带。特殊情况下,学生本人可凭单位开具的调档涵或证明,自带密封好的本人档案。自带档案必须注意妥善保管,严禁私自开封。

学生档案转出后开封的要求学院再次密封的,学院不予办理。

第十 学生档案管理人员在转递本院学生档案时,须认真仔细填写、同时发送“学生档案转递通知单”,逾期一个月未收到转递回执,应当追问,以防丢失。对转入的学生档案,经核实无误后要及时将转递回执签名盖章后寄回。

第十四条  档案传递要求

(一)已就业毕业生的档案,按毕业生就业报到证、就业介绍信上签发的地址转送;升学的按按录取院校地址转送。

   (二)毕业生档案需暂存学院的,学院可免费保存,暂存时间最长不超过二年,到期由档案管理部门寄回学生入校前所在地档案管理部门。

(三)被开除、退学、死亡的学生,其档案从办理学籍异动起,由档案管理部门转回学生入校前所在地的档案管理部门。

(四)由于本人原因被用人单位退回的毕业生档案,原则上不再暂存学院,由本人直接转至相关人事代理部门。

(五)申请办理人事代理的毕业生档案,由档案管理部门转至人事代理部门。

(六)转递出去的学生档案必须认真做好转递情况登记(如档案转递时间、机要编号或领取人信息、用人单位名称及联系电话等)。

第五章     档案的存放

第十五条 学生档案存放场所必须通风、干燥、相对封闭,应符

防火、防盗、防虫、防尘、防水、防潮等要求、

第十 学生档案应存放在专门配置的铁皮柜中,平时需加锁。

第十 学生档案应分年级,以中队为单位按学号顺序存放入柜。

第五章   附 则

第十 本办法学生处负责解释。

十九 本办法自通过之日起执行。

 

学生学籍档案材料清单

姓名:          系部:         学号:

序号

学生入校时档案材料名称

学生签名:                系部档案管理员签名:

学生入校后归档材料名称

系部档案管理员签名:        学生处档案管理员签名:

 

提档单位:                            提档人签名:

                                         

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